Pravidla a předpisy

Pravidla, předpisy systému, stížnosti a odvolání

Předpisy pro certifikaci URS Holdings a předpisy ohledně dalších služeb jsou uvedeny níže.

1. Tyto předpisy se vztahují k certifikaci prováděné členem skupiny URS Holdings.

Pro účely těchto předpisů znamená "URS" společnost United Registrar of Systems a skupina URS Holdings zahrnuje všechny přidružené značky a související společnosti, jako jsou United Registrar of Systems (URS), Global Registrar, Inc (GRI), Registrar of Skilled Persons (ROSP), Registrar of Standards Inspection (ROSI), Global Risk Insurance.

"Logo" znamená logo schválené URS Holdings.

"Odvolací výbor" znamená výbor nezávislé certifikační rady URS Holdings zřízený za účelem projednání odvolání. Skupina jmenovaná ohledně každého odvolání bude sestávat z předsedy a alespoň ze dvou členů nezávislé certifikační rady, z nichž žádný nebude mít na předmětu odvolání jakýkoli přímý zájem.

"Žadatel" znamená jednotlivce, právnickou osobu nebo korporaci, která požádala, ale ještě jí nebyl udělen certifikát na rozsah žádosti, ať již jde o certifikaci, inspekci nebo jinou související službu.

"Představenstvo" znamená představenstvo ustanovené jako řídicí orgán skupiny URS Holdings.

"Norma nebo systém" znamená normu nebo systém, o jejichž certifikaci se klient uchází (např. ISO 27001), a/nebo služby inspekce nebo související služby poskytované URS Holdings.

"Certifikát" znamená certifikát potvrzující, že systém řízení nebo provedená inspekce nebo poskytnuté školení či jiná služba, na níž se zakládá vystavení certifikátu poskytnutého organizaci, byla posouzena členem skupiny URS Holdings v souladu s těmito předpisy.

"Manažer systémů " znamená osobu, která je momentálně jmenována správní radou se souhlasem představenstva, aby odpovídala za oblast, za niž má představenstvo odpovědnost. V závislosti na systémech a/nebo nabízených službách může existovat několik manažerů systémů.

"Registrovaná organizace" znamená jednotlivce, právnickou osobu nebo korporaci, které byl udělen certifikát členem skupiny URS Holdings.

"Dokumentovaný systém řízení" znamená sadu dokumentů/popisů/protokolů/standardních provozních postupů/pracovních pokynů nebo jiných formálních pokynů, které slouží k zavádění systému organizace, který uvádí konkrétní postupy, zdroje a činnosti dané organizace, které jsou relevantní pro dosažení shody s určitou normou, specifikací či jinak specifikovaným požadavkem, plus případně postupy a činnosti relevantní pro konkrétní kodexy správné praxe.

"Pokyny/poznámky auditora" představují dokument vytvořený URS Holdings, v oboru, zprostředkovateli nebo souvisejícími zájmovými skupinami, za účasti člena URS Holdings či bez jeho účasti, který konkretizuje požadavky normy/systému/požadavku ve vztahu ke konkrétnímu průmyslovému odvětví.
3. URS Holdings je nejvyšší autoritou, která může certifikáty udělovat, a jedná prostřednictvím manažera systémů, který může pro účely provádění hodnocení podle těchto předpisů čas od času delegovat své funkce, může jmenovat či odvolávat tak, jak bude považovat za nezbytné, s výhradou takových podmínek, které může čas od času ukládat výkonná rada.

4. Žadatel, který přesvědčí manažera systémů, že je schopen dodržovat tyto předpisy a že klient podniká v dobré víře, a který učiní vůči manažerovi systémů takové závazky, které tento může vyžadovat, bude mít podle podmínek těchto předpisů nárok na certifikát, který však zůstane majetkem příslušného člena URS Holdings. Původní certifikáty mají obvykle platnost od data vystavení a mají datum ukončení platnosti (u certifikace systémů řízení je toto období obvykle 36 měsíců). Jestliže organizace nemá v úmyslu si svůj certifikát obnovit, musí o svém úmyslu, že tak nechce učinit, písemně informovat manažera systémů alespoň dva měsíce před datem ukončení platnosti certifikátu. Právo organizace na používání certifikátu je nepřevoditelné bez výslovného písemného povolení manažera systémů.
5. Certifikovaná organizace bude:

(i) Vždy dodržovat tyto předpisy.

(ii) Používat příslušné logo v souladu s podmínkami definovanými pro používání značek a log - jak jsou tyto definovány na těchto webových stránkách, a s ohledem na službu (služby) nebo produkt (produkty), který je/které jsou předmětem certifikátu, a pouze z adresy uvedené na certifikátu (a případně v příloze).

(iii) Udržovat a dokumentovat systém (připadá-li to v úvahu) v souladu s příslušnou normou a dá k dispozici kopie všech částí dokumentovaného systému, kdyby manažer systémů vyžadoval, aby byly uloženy u příslušného člena URS Holdings pro referenční účely.

(iv) Oznámí příslušnému členovi URS Holdings záležitosti, které vzniknou a mohou ovlivnit to, aby jejich certifikace i nadále splňovala požadavky normy (norem) použité pro certifikaci nebo tyto certifikační předpisy. Oznámení musí být učiněno okamžitě a písemnou formou, pokud jsou změny v systému podstatné (např. změny týkající se právního, obchodního, organizačního statusu či vlastnictví; změny klíčových řídicích pracovníků; změny kontaktní adresy a areálů; změny v rozsahu provozních činností pokrytých certifikovaným/registrovaným systémem řízení; a významné změny systému řízení a procesů). Tam, kde jde o změny méně významné povahy, musí být oznámeny zástupci URS Holdings při další naplánované hodnoticí/kontrolní návštěvě.

(v) Přestane používat příslušné logo, které je nepřijatelné vzhledem k uvedeným předpisům, a jakoukoli formu prohlášení nebo odkazu na oprávnění organizace být certifikována, které by mohlo být podle názoru URS Holdings zavádějící.

(vi) Během běžné pracovní doby umožní zástupcům příslušného člena URS Holdings přístup do prostor a na pracoviště, kde se provádí práce, které jsou předmětem certifikátu, za účelem kontroly materiálů, postupů, procesů, metod testování, záznamů a systémů, či zjištění, že byla provedena procedura pro ukončení platnosti certifikátu popsaná v předpisu (v), jeli to nezbytné.

(vii) Jmenuje ke schválení manažerem (manažery) systémů představitele managementu a jednoho nebo více zástupců oprávněných jednat v případě nepřítomnosti hlavního jmenovaného (a v případě nutnosti i náhradních jmenovaných), kteří budou odpovědní za to, že veškeré záležitosti v souvislosti s požadavky certifikátu byly oznámeny příslušnému členovi skupiny URS Holdings, a kteří při každé návštěvě představitele člena URS Holdings podepíší prohlášení v případě, že toto bude požadováno, za účelem jakýchkoli změn v postupech a dalších informací relevantních pro podmínky, za nichž jsou držitelem certifikátu, včetně stížností zákazníka.

(viii) Po ukončení platnosti certifikátu (ať již toto bude určeno čímkoliv) přestane používat příslušné logo a veškeré reklamní materiály, které obsahují logo či jakýkoli odkaz na něj. Dále bude s veškerými dalšími materiály či dokumenty ve vlastnictví organizace, které nesou odkaz na certifikát, naloženo tak, aby byl tento vymazán, pokud to bude nezávislá certifikační rada požadovat.

(ix)  V případě, že výrobek nebo služba od URS bude nějakým způsobem zapojena do soudního řízení, které se bude týkat selhání uvedeného výrobku nebo služby, které jsou v rámci certifikace / schválení Scope vydané URS, pak bude klient neprodleně informovat URS o této záležitosti. URS je oprávněno se podílet a provádět šetření ve spolupráci s klientem, které může zahrnovat zvláštní návštěvu, kterou si je URS oprávněno vyúčtovat. URS si je oprávněno účtovat též za návštěvu, která bude nutná pro  uzavření případných nápravných opatření.

Každé rozhodnutí přijaté URS bude dokumentováno a předáno klientovi a jakékoli rozhodnutí bude považováno za konečný a dle postupu uvedeného v odstavci 11 níže.

6. Příslušný člen skupiny URS Holdings bude oprávněn účtovat poplatky na úrovni, která bude průběžně stanovována s ohledem na jeho náklady vztahující se k administraci systémů: Organizace bude platit:

(i) Fixní každoroční poplatek nebo jinou odměnu za služby tak, jak bude písemně dohodnuto za každý poskytnutý certifikát (to bude zahrnovat náklady na dohled, připadají-li v úvahu), který bude obecně nevratný.

(ii) Další poplatky za posouzení, dozor, opětovné vystavené či potvrzení certifikátu a administraci tak, jak budou průběžně stanovovány radou jako spravedlivé a přiměřené.

(iii) Poplatek za konečné vyhodnocení po ukončení platnosti, nicméně bude určeno, zda takové vyhodnocení bude certifikační rada vyžadovat.

(iv) (a) Veškeré další náklady vzniklé členovi skupiny URS Holdings díky nedodržení těchto předpisů certifikovanou organizací.

(iv) (b) Jelikož k zásadám skupiny patří nabízet konkurenceschopné poplatky, klientům, kteří zruší předem dojednané návštěvy bez odpovídajícího oznámení (méně než 5 pracovních dní předem), může být za takovéto zrušení účtován poplatek za předpokladu, že již byla zarezervována organizace cesty a ubytování, aby bylo možné zajistit ekonomickou cestu, které se má auditor zúčastnit, tedy poplatky na reálné úrovni. Situace se může dále zhoršit, jestliže jsou pro úkoly auditu najímání auditoři jako subdodavatelé.

Vzhledem k výše uvedenému se klienti bezpochyby nebudou žádným takovýmto žádostem vyhýbat a plně chápou výše uvedené zásady a uvědomují si, že by jakékoli oznámení o zrušení mělo být podáno místní kanceláři písemně.

(v) Případné cestovné související s certifikačními činnostmi.

(vi) Veškeré poplatky budou splatné předem před činností, k níž se vztahují. Tj. poplatek za podání žádosti před kontrolou dokumentu, poplatek za posouzení před posouzením a poplatek za roční dohled před realizací dohledu, s výjimkou toho, kde se používá kontinuální způsob platby, např. trvalý příkaz, nebo byla-li příslušným členem URS Holdings schválena jiná ujednání.

7. Člen skupiny URS Holdings:

(i) Vyšle do registrované organizace zástupce v souladu s dohodnutým programem dohledu (nebo jmenuje hodnotitele, který bude hodnotit dokumenty a záznamy v určené kanceláři URS Holdings), o čemž bude klient informován (tyto návštěvy se obvykle konají jednou nebo dvakrát ročně) za účelem ověření, že jsou dodržovány závazky uložené pravidly certifikace. Mějte na paměti, že u prvního dohledového auditu se návštěva nesmí konat později než do 12 měsíců od data fáze dvě auditu (OA1).
(ii) Bude registrovanou organizaci informovat o veškerých změnách v platných pokynech, normě nebo pravidlech/předpisech pro certifikaci a nechá organizaci takovou dobu, které je podle názoru nezávislé certifikační rady přiměřená, aby mohla upravit své procesy a příslušné postupy tak, aby splňovala revidované požadavky.
(iii) Nebude sdělovat žádné informace týkající se registrované organizace, které jsou důvěrné povahy, jiné než informace, které jsou veřejně dostupné.
(iv) Oznámí registrované organizaci stížnosti zákazníků ohledně shody výrobku, procesu nebo služby registrované organizace.

8. Pokud není registrovaná organizace dočasně schopna dodržovat požadavky těchto předpisů, může člen skupiny URS Holdings požadovat, aby registrovaná organizace přestala používat logo a/nebo jakékoli tvrzení, že je registrovanou organizací, a to s okamžitým účinkem do doby, dokud nebudou spokojeni, že jsou podmínky certifikace opět dosaženy, nebo dokud nebude dosaženo výsledku jakéhokoli odvolání podle předpisu 12.

9. V případě, že registrovaná organizace ISO/TS 16949 již není předplatitelem ISO/TS 16949, musí být do 20 pracovních dní informován manažer systémů, po čemž bude registrace odňata (nikoli však ISO 9000). Dále ty společnosti, které postoupily audit a byly registrovány podle ISO 14001, musí informovat příslušný regulační orgán nebo orgány (včetně příslušného člena skupiny URS Holdings) o jakémkoli známém porušení předpisů /legislativy týkajících se certifikovaného systému životního prostředí. Podobně ty společnosti, které postoupily audit a byly registrovány v oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví, musí informovat příslušný regulační orgán nebo orgány (včetně příslušného člena skupiny URS Holdings) o jakémkoli známém porušení předpisů /legislativy týkajících se certifikovaného systému.

10. Jestliže registrovaná organizace tyto předpisy nesplní, může člen skupiny URS Holdings, podle ustanovení předpisu 12 a podle toho, co připadá v úvahu: (i) Pozastavit či odejmout certifikát či redukovat jeho rozsah. (ii) Odmítnout udělit či obnovit certifikát či rozšířit jeho rozsah. Takováto rozhodnutí a jejich důvody budou registrované organizaci sděleny písemně. Důvody pro pozastavení/odejmutí zahrnují: nedodržení těchto předpisů; trvalé či závažné porušování požadavků certifikace, včetně požadavku na zachování efektivity certifikovaného systému řízení; neumožnění provedení dohledového auditu či recertifikačního auditu v požadované četnosti; a žádost klienta. Nevyřešení problémů vedoucích k pozastavení či zdůrazněných během auditů/návštěv/stížnosti během dohodnutého časové lhůty (která nepřekročí 6 měsíců) či nezaplacení poplatků budou mít za následek odejmutí či omezení rozsahu certifikace.

11.Skupina URS Holdings může podle svého uvážení a podle předpisu 12 odvolat či odmítnout udělit či obnovit certifikát, jestliže registrovaná organizace bude podléhat zákonům o platební neschopnosti či učiní jakákoli opatření či narovnání se svými věřiteli, nebo vstoupí do likvidace, ať již nedobrovolné či dobrovolné (avšak nikoli včetně likvidace za účelem obnovy), nebo má jmenovaného nuceného správce svého podniku, nebo je odsouzena za trestný čin, který směřuje k diskreditaci pověsti registrované organizace a dobré víry v ní jako obchodníka. Takováto rozhodnutí a jejich důvody budou registrované organizaci sděleny písemně.

12. V případě, že se registrovaná organizace nebo žadatel chtějí odvolat vůči jakémukoli rozhodnutí manažera systémů URS Holdings, nezávislé certifikační rady podle těchto předpisů, učiní tak do 21 kalendářních dní poté, co byli o takovémto rozhodnutí oficiálně informováni, a to písemným oznámením nezávislé certifikační radě o svém úmyslu se vůči danému rozhodnutí odvolat.
Zasedání odvolacího výboru ustanoveného v souladu s předpisy se bude konat do 30 kalendářních dní od obdržení takovéhoto oznámení a odvolatel bude informován alespoň 7 kalendářních dní předem o čase a místě takovéhoto zasedání.
Odvolatel bude informován o složení odvolacího výboru, pokud jde o jednotlivé kandidáty, a bude mu dána příležitost vyslovit námitku vůči kterémukoli členovi výboru. Takovéto námitky musí být oznámeny písemně manažerovi systémů a odvolací výbor bude řádně znovu ustaven, pokud byly potvrzeny.
Rozhodnutí manažera systémů zůstane v platnosti po dobu všech zasedání odvolacího výboru. Na takovémto zasedání budou mít jak odvolatel, tak manažer systémů nárok na to, aby byli vyslechnuti důvěrně. Rozhodnutí většiny odvolacího výboru tak, jak bude oznámeno jeho předsedou, bude konečné.

13. Pokud by klient chtěl podat stížnost na služby nabízené kterýmkoli členem skupiny URS Holdings, měl by nejprve napsat manažerovi systémů na centrále příslušného člena skupiny URS Holdings. Kontaktní adresy lze nalézt na webových stránkách společnosti URS Holdings na adrese www.urs-holdings.com
Veškeré stížnosti budou řádně zaznamenány a prověřeny, veškerá nápravná opatření, která budou považována za nezbytná, budou stěžovateli sdělena v přiměřeném časovém horizontu. Pokud by opatření byla považována za nedostatečná, měl by stěžovatel napsat na centrálu, ale měl by korespondenci označit jako určenou k rukám nezávislé certifikační rady (Independent Certification Board - ICB).
Po revizi záležitosti ICB budou veškerá opatření, která budou považována za nezbytná, znovu sdělena stěžovateli. Pokud výše uvedená opatření nebudou stále považována za uspokojivá, měl by stěžovatel adresovat své obavy příslušnému akreditačnímu orgánu člena URS Holdings (např. UKAS, SMMT (pro ISO/TS 16949), NABCB atd.). Odkazy na akreditační orgány jsou k dispozici na webových stránkách členů URS Holdings.

14. Tyto předpisy mohou být průběžně ICB pozměňovány. Žádné takováto změny neovlivní právo kterékoli registrované organizace používat příslušné logo nebo tvrdit, že je registrována podle těchto předpisů, pokud nebo dokud nebude písemně o takovýchto změnách informována příslušným členem URS Holdings, který registrované organizaci oznámí datum, do něhož bude muset vyhovět změněným předpisům, což obvykle nebude méně než šest měsíců od data oznámení změny.

15. Následující informace budou dostupné ke kontrole veřejností, a to na příslušných provozních adresách členů skupiny URS Holdings, které budou zveřejněny:
i) seznam registrovaných organizací,
ii) pozastavené a odňaté certifikace,
iii) postup řešení stížností a odvolání.
Za účelem kontroly, aby bylo možné zjistit, zda je organizace držitelem platného certifikátu, může veřejnost navštívit webové stránky URS Holdings.

16. Jakékoli oznámení podle těchto předpisů bude učiněno písemně a podepsáno jménem strany, která jej činí, a může být doručeno jeho přenecháním nebo zasláním předplacenou poštou s doručenkou nebo doporučenou poštou, v případě člena skupiny URS Holdings nebo registrované organizace na jejich stávající adresu (případně na adresu sídla společnosti).

Jakékoli oznámení takto poštou doručené bude považováno za doručené (pakliže se neprokáže opak) 48 hodin od okamžiku odeslání; a k prokázání takovéhoto doručení bude dostačující prokázat, že takovéto oznámení bylo řádně adresováno a bylo posláno v souladu s tímto předpisem.

17. Jako akreditovaný registrátor si příslušné akreditační orgány vyhrazují právo provádět svědecky doložené audity našich auditorů, hodnotitelů nebo inspektorů, tudíž byste si měli být vědomi toho, že u vás, jako registrovaného klienta pro některé systémy nebo normy mohou nastat případy, kdy bude auditor, hodnotitel nebo inspektor doprovázen auditorem (auditory) z příslušného akreditačního orgánu. Jako registrovaný klient jste povinni umožnit auditorovi (auditorům) akreditačního orgánu provést svědecky doložený audit na vašem pracovišti.

Limity odpovědnosti

Jelikož má URS Holdings pojistné krytí k zajištění závazků, jsou tyto v případě neposkytnutí služeb kryty, krytí závazků je založeno na následujících podmínkách přijatých skupinou URS Holdings (což pokrývá jakoukoli značku skupiny URS Holdings, jak je uvedeno v rámci služeb nabízených na těchto webových stránkách a omezeno na ty služby a kanceláře, které jsou na zmíněných webových stránkách uvedeny), zákazníkem a klientem.

Další přijetí limitů odpovědnosti je odvozeno z prohlášení učiněných na těchto webových stránkách, včetně odmítnutí odpovědnosti, pravidel a předpisů, používání značek a jakýchkoli smluvních podmínek.

Krytí pojištění profesní odpovědnosti se liší podle jednotlivých služeb a společnost URS Holdings omezuje svou odpovědnost na základě určitých principů, které naši zákazníci a klienti ctí v závislosti na sjednané službě, jako jsou následující:

1. Kterýkoli auditor, inspektor, hodnotitel skupiny URS Holdings (ať již je zaměstnán na dobu neurčitou, nebo jedná jako subdodavatel) ve vztahu k zákazníkovi nebo prostorám klienta nebo k zákazníkům zákazníka skupiny URS Holdings nebo k dodavateli, má odpovídající pojištění ke krytí zmíněného auditora, inspektora nebo hodnotitele skupiny URS Holdings.

2. Je-li zapotřebí přepravy k zákazníkovi, klientovi nebo zákazníkovi či dodavateli zákazníka skupiny URS Holdings či od něj, a takovouto přepravu zajistí auditor, inspektor nebo hodnotitel skupiny URS Holdings (ať již je zaměstnán na dobu neurčitou, nebo jedná jako subdodavatel), pak bude příslušné pojistné krytí nést zákazník, klient nebo zákazník či dodavatel zákazníka skupiny URS Holdings.

3. Když auditoři, inspektoři nebo hodnotitelé navštíví klienta nebo zákazníka nebo dodavatele klienta za účelem plnění svých povinností, musí zákazník zajistit odpovídající osobní ochranné prostředky (OOP) a poskytnout před zahájením prací odpovídající školení a pokyny. Dále zákazník NESMÍ dovolit, aby auditor, inspektor, hodnotitel manipulovali se zařízením bez zřetelného dohledu a pokynů.

4. Certifikace systému - Zjištění, co musí být napraveno v porovnání s normou, jejíž audit je prováděn, skupina URS Holdings nebude odpovědná za zjišťování zmíněných nápravných opatření a jejich zavedení. Rozhodnutí ohledně toho, co je požadováno, aby došlo k nápravě zjištění, je výlučně v kompetenci zákazníka nebo klienta.

5. Certifikace osob - Jako u položky (4) výše, ale v některých případech, zejména u systému FLAME, jsou za účelem nápravy zjištění poskytována doporučení. Zákazník je povinen takováto doporučení posoudit, a pokud by zákazník měl obavy ohledně uvedených doporučení, doporučujeme zákazníkovi, aby se obrátil na centrálu URS Holdings a požádal o jejich názor před zaváděním jakýchkoli takových opatření.

6. Inspekce - Jako u položky (5) výše, ale navíc zde mohou existovat konkrétní požadavky uvedené ve smlouvě, spolu s dalšími požadavky na pojištění profesní odpovědnosti.

Rozsah závazků a pojištění profesní odpovědnosti závisí na značce/službě, která je nabízena. Podrobnosti ohledně rozsahu a výše krytí týkající se pojištění lze získat tak, že se obrátíte na centrálu skupiny - viz Kanceláře na těchto webových stránkách a vyberte Celosvětové.

Klientům skupiny URS Holdings připomínáme, že pokud by takovéto pojistné krytí bylo důležité pro to, abychom jim mohli poskytovat služby s ohledem na limity odpovědnosti, uvítáme dotazy na centrálu, aby mohli být ujištěni, že je krytí odpovídající.

United Registrar of Systems Czech s.r.o.
PSN House, Argentinská 286/38
170 00 Praha 7
Česká republika
 

Please select ...

Certification of Systems
www.urs-certification.co.uk

Certification of Persons
www.urs-persons.co.uk

Certification of Products
www.urs-products.com

Inspection and Revision
www.urs-inspection.co.uk

Insurance
www.urs-insurance.co.uk

×
Naše stránky využívají cookies. Seznam cookies a jejich vymazání lze provést v nastavení prohlížeče. Souhlasím, zavřít upozornění.