VPC

Všeobecné podmínky pro certifikaci (VPC)

Platné od 13.5.2023

Tato pravidla a podmínky jsou platná pro certifikační služby URS oblasti certifikace systémů a produktů.

 

ČÁST A - DEFINICE POJMŮ

A1  Pro použití těchto VPC znamenají URS společnosti United Registrar of Systems Ltd (Scheme Office) dále jen URS, která je odpovědná za dodržování akreditačních podmínek pod akreditačním orgánem UKAS, United Registrar of Systems GmbH (Scheme Office) dále jen URS, která je odpovědná za dodržování akreditačních podmínek pod akreditačním orgánem DAkkS, United Registrar of Systems Czech s.r.o. (Scheme Office) dále jen URS, která je odpovědná za dodržování akreditačních podmínek pod akreditačním orgánem CAI, United Registrar of Systems Polska Sp.z o.o. (Scheme Office) dále jen URS, která je odpovědná za dodržování akreditačních podmínek pod akreditačním orgánem INiG, a případně příslušné URS RR regionální reprezentanty, kteří organizují audity v konkrétních regionech (státech).

A2  Zákazník – jedná se o stávajícího zákazníka URS, který již využívá certifikačních služeb URS nebo zákazníka, který s URS nebo prostřednictvím URS RR uzavřel smlouvu o poskytování certifikačních služeb a bude u něj proveden první audit.

A3   Certifikační proces (certifikace) - vede k ověření zákazníkova vytvořeného standardu a vydání certifikátu, obvykle v tříletém cyklu.

A4   Certifikát – osvědčení o shodě.

A5    Auditor – osoba, která provádí certifikační audit tím, že navštíví zákazníka a vytvoří zprávu o auditu.

A6   Standard – vyžadovaný standard stanovený zákazníkem v jeho společnosti.

A7  Zpráva o auditu – jedná se o zprávu, která je vyhotovena auditorem a obsahuje výsledky návštěvy.

A8   Akreditační orgán – je subjekt, který poskytl URS povolení k provádění certifikace na základě akreditačních podmínek pro jednotlivé normy, na které URS poskytuje akreditovanou certifikaci.

A9  Akreditace – jedná se o ověření, že certifikační orgán provedl certifikaci a vydá certifikát v souladu s platnou akreditací URS a daného standardu akreditačním orgánem.

A10 Počáteční audit – jedná se o vstupní fázi certifikačního procesu, kterou začíná certifikační proces.

A11 Dozorový audit (monitorovací audit) – systematické (obvykle každoroční) opakovaná návštěva, kdy auditor provádí kontrolu stanoveného standardu. Audity podle EN 1090-1 mají frekvenci dozorových návštěv 1-2-3 (v letech) pro EXC 1 a 2 a 1-1-2-3 pro EXC 3, 4. a recertifikace se provádí jen v případě významných změn u výrobce nebo v předpisech.

A12 Re-certifikační audit – následný cyklus, obvykle tříletý, který následuje po předchozím cyklu, obvykle rovněž tříletém. Audity podle EN 1090-2 a 3 mají recertifikační frekvenci 1-2-3 (v letech) pro EXC 1 a 2 a 1-1-2-3 pro EXC 3, 4 

A13 Speciální návštěva - může být uskutečněna v případě nesplnění všech požadavků dle hodnocení auditora. Axx Neohlášená kontrolní návštěva – pokud požaduje legislativa, certifikační orgán může provádět neohlášené kontrolní návštěvy. Za tímto účelem výrobce předá certifikačnímu orgánu zamýšlený plán výroby.

A14 Paralelní audit - Společnost GMP+ International provádí paralelní audity ve společnostech certifikovaných podle GMP+, aby ověřila, způsob, jakým je audit plánován, prováděn a hlášen prostřednictvím certifikačního orgánu. Paralelní audit se uskuteční po provedení auditu prostřednictvím certifikačního orgánu.

A15 URS RR - Regionální zástupce je na základě plné moci zprostředkovatelem komunikace mezi United Registrar of Systems GmbH, který působí jako Scheme Office pro akreditace DakkS, United Registrar of Systems Ltd, který působí jako Scheme Office pro akreditace UKAS a United Registrar of Systems Czech s.r.o. Scheme Office pro akreditace CAI a zákazníkem. Regionální zástupce pomáhá při organizaci certifikačního a dozorového auditu. Regionální zástupce účtuje poplatky za URS spojené s certifikačním a dozorovým auditem a registrací.

A16  URS Scheme Office je zodpovědná za certifikaci zákazníka, certifikační a dozorový audit a rozhodnutí o certifikaci, za podmínek udělené akreditace. URS Scheme Office provozní, finanční a právní odpovědnost a odpovědnost za certifikační činnosti prováděné v certifikované organizaci pod příslušnou akreditací.

A17  Význam URS v těchto VPC znamená, že URS Scheme Office může se zákazníkem komunikovat prostřednictvím URS RR v lokálním jazyce. Stejně tak zákazník může informovat URS RR nebo URS Scheme Office.

 

ČÁST B - CERTIFIKAČNÍ PROCES

B1. Průběh procesu  

B1.1 Pokud je uzavřena smlouva na provedení certifikačního procesu a průběh procesu nestanoví jinak, proces certifikace se dělí na: první (počáteční) certifikační audit, během něhož je certifikát poprvé přiznán, nebo re-certifikační audit, během něhož je certifikát přiznáván opakovaně, a systematické dozorové audity, které jsou prováděny ve fázích mezi první certifikací a re-certifikací nebo mezi re-certifikací a další re-certifikací. Dle EN 1090-2 a 3, pokud je interval mezi dozory větší než 1 rok, výrobce posílá každoročně prohlášení ohledně změn, provedených v období od posledního monitorování resp. auditu a potřebu dozorového auditu posoudí certifikační orgán.

B1.2 Po prvním certifikačním auditu, vydáním certifikátu a během jeho platnosti je zákazník na základě podmínek ve smlouvě s URS a akreditačních podmínek povinen v odpovídajícím čase zahájit dozorový audit, který provede URS.

B1.3 Provádění následných dozorových auditů ve stanovených časech, jsou podmínkou pro udržení platnosti certifikátu.

B1.4 Na konci certifikačního procesu (obvykle 3 roky, pokud předpis na produkt nestanovuje jinakl) probíhá za účelem prodloužení platnosti certifikátu re-certifikační audit. K provedení re-certifikačního auditu musí dojít před uplynutím platnosti certifikátu.

B1.5 Pokud budou během auditu zjištěny závažné neshody může URS nařídit provedení dodatečného auditu. Dodatečné audity musí proběhnout v termínu, který stanoví auditor URS případně kancelář URS.

B1.6 Na základě plnění akreditačních podmínek certifikační společnosti URS, mohou být vyžádány oprávněnými osobami ze strany URS případně subjektů, které URS akreditují, aby byly provedeny u zákazníka pozorovací audity nebo speciální audity. Zákazník se zavazuje umožnit provedení takovýchto typů auditů.

B1.7 V případě významných organizačních změn nebo požadovaného rozšíření předmětu certifikace je Zákazník povinen aktualizovat svou dokumentaci a informovat URS o všech zásadních změnách v organizaci, které by měli zásadní vliv na rozsah certifikace, např. změny vztahující se k

• právnímu, obchodnímu, organizačnímu statutu nebo vlastnictví;
• organizaci a jejímu managementu (tj. klíčovému manažerskému nebo technickému personálu, nebo k lidem, kteří v organizaci rozhodují);
• kontaktním adresám a sídlům;
• předmětu činností v rámci certifikovaného systému managementu;
• významným změnám systému managementu a procesů.

B1.8 V případě, že zákazník požádá URS o rozšíření rozsahu certifikovaných činností, URS může v takovém případě provést speciální audit nebo rozšířit rozsah certifikovaných činností v rámci dozorového či re-certifikačního auditu.

B1.9 V souladu s akreditačními podmínkami bude URS zákazníka kontaktovat v dostatečném předstihu před plánovaným auditem za účelem zjištění aktuálních informací a údajů za účelem plnění smlouvy o výkonu certifikační služby.

B1.10 Pokud auditoři, pozorovatelé či hodnotitelé navštíví zákazníka za účelem plnění svých povinností, musí zákazník zajistit odpovídající osobní ochranné prostředky (OOP) a poskytnout před zahájením prací odpovídající školení a pokyny. Zákazník je dále povinen zajistit, aby auditor, inspektor nebo hodnotitel nemanipulovali se zařízením bez zřetelného dohledu a pokynů zákazníka.

B2 Termíny a časy

B2.1 Zákazník může uvést navrhované termíny provedení auditů. URS je prověří se zohledněním vlastních výkonných kapacit a praktikovaného způsobu realizace auditů. Termíny, které uvede zadavatel, nemají závazný charakter a URS je nemusí dodržet. URS a zákazník v odpovídající době před plánovaným auditem domluví závazné termíny jeho provedení.

B2.2 Audity se zásadně provádějí ve stanovených závazných termínech a časech. Pokud zadavatel nebude spolupracovat při domlouvání termínu auditu a v důsledku toho nebude moct audit proběhnout nebo nebude moct být vykonán včas, URS bude oprávněna odstoupit od smlouvy. Takové odstoupení nemá žádný vliv na další nároky z titulu požadování odškodnění nebo jiných požadavků/závazků. V případě, že zákazník již má platný certifikát je URS navíc oprávněna přerušit jeho platnost nebo odebrat certifikát nebo známku URS.

B2.3 URS si vyhrazuje právo účtovat zákazníkovi dodatečný poplatek za zrušení nebo změnu termínu auditu, pokud je zrušení nebo žádost o změnu kratší než 21 kalendářních dní před plánovaným datem auditu. Poplatek může být až do výše 50% z ceny plánovaného auditu. V případě vzniklých nákladů spojených s auditem (cestovné, ubytování, případně náklady na překladatele) budou připočteny k poplatku.

B2.4 Pokud zákazník přeruší již započatý audit nebo URS zruší započatý audit a toto zrušení vznikne z důvodů na straně zákazníka, pak je zákazník povinen kompenzovat náklady vzniklé na straně URS, a to v plné výši dojednané ceny za příslušný audit.

B2.5 Pokud v místě, kde má URS provádět plánovaný audit vzniknou závažné komplikace způsobené vyšší mocí (nepokoje, vojenské nebo teroristické akce) URS bude po dobu jejich výskytu a v rozsahu jejich následků zproštěna povinnosti poskytovat plnění provádění auditu, i kdyby z toho důvodu mělo dojít k prodlení. Smluvní strany jsou povinny informovat se navzájem o těchto komplikacích a přizpůsobit svoje závazky změněným podmínkám.

B2.6 Jeden z oznámených dozorových auditů pro standard GMP+ FSA bude během certifikačního cyklu nahrazen neoznámeným auditem. Každých 12 měsíců může klient určit 15 dní v daném roce, během kterých nelze provést neohlášený dozorový audit. Pokud není uvedeno předem, nelze neohlášený dozorový audit odmítnout. Pro provedení neohlášeného dozorového auditu se používají následující lhůty pro oznámení: dva pracovní dny.

B3 Jmenování auditorů

B3.1 URS má právo vybrat a jmenovat auditora případně experta, který je vhodný pro daný obor činnosti zákazníka. URS si však vyhrazuje právo změnit auditora/auditory – experta/experty tak, aby byla zajištěna nezávislost a objektivita, nebo vzhledem k nepředvídaným okolnostem nemůže zajistit, aby byl určený auditor k dispozici.  

B3.2 Pro případ, kdy není možné zajistit auditora v lokálním jazyce pro audit u zákazníka, URS má právo zajistit tlumočníka, který bude přítomen auditu u zákazníka. Přítomnost tlumočníka může navýšit rozsah auditu. S těmito skutečnostmi musí být zákazník seznámen před zahájením auditu u zákazníka. V případné použití tlumočníka na auditu u zákazníka budou zákazníkovi účtovány náklady na tlumočníka.

B3.3 Zákazník je oprávněn nesouhlasit s provedením auditu auditorem, který byl jmenován URS pouze v případě, kdy spolupráce s auditorem neprobíhá řádně nebo pokud se auditor podstatným způsobem nekvalifikuje k poskytnutí služby. Zákazník je povinen neodkladně informovat URS o odmítnutí provedení auditu auditorem určeným URS spolu se zdůvodněním odmítnutí. V tom případě je URS povinno zajistit jiného auditora, který má odpovídající kvalifikaci.

B4   Rozhodnutí o certifikaci

B4.1 Po provedení certifikačního auditu, re-certifikačního auditu nebo dohledového auditu vydá URS rozhodnutí ve věci přiznání certifikátu, prodloužení certifikátu, udržení certifikátu nebo rozšíření rozsahu certifikátu (podle situace). URS rozhodne nestranně na základě doporučení auditora a přezkoumání zprávy z auditu.

B4.2 O průběhu procesu certifikace vypracuje z každého provedeného auditu URS Zprávu z auditu, kterou předá zákazníkovi. Zprávu z auditu v elektronické podobě zašle URS zákazníkovi na jeho kontaktní email.

B4.3 V případě kladného rozhodnutí URS, bude zákazníkovi vystaven certifikát a umožněno použití certifikačních značek a certifikačních log.

B4.4 V případě, že zákazník s ohledem na nesplnění všech požadavků podle hodnocení URS, nesplní podmínky k obdržení certifikátu, (rozhodnutí o certifikaci bude záporné) tzn., dojde k odmítnutí vydání certifikátu nebo bude vydaný certifikát odebrán či přerušen URS bude o této skutečnosti zákazníka informovat. Přiznání certifikátu může být podmíněno dodatečnými požadavky. Od zákazníka lze požadovat například odstranění nedostatků. Nedostatky nebo možnosti ke zlepšení zjištěné během auditu budou se zadavatelem probrány během návštěvy na závěr auditu. V případě zjištění nedostatků je zákazník povinen provést analýzu příčin jejich vzniku a přijmout veškerá nezbytná nápravná opatření, jejichž cílem bude odstranění těchto nedostatků. Podmínkou získání (a také udržení) certifikátu je, že zákazník účinně odstraní všechny nedostatky v termínu stanoveném auditorem a auditor tato opatření zhodnotí kladně. Dodatečný požadavek se může vztahovat také na speciální návštěvu.

B4.5 Odpovědnost URS je vyloučena za zákazníkem zavedených nápravných opatření zjištěných při auditech. Rozhodnutí, která zákazník učiní k nápravě zjištění, jsou výlučně v kompetenci zákazníka.

B4.6 Pokud není písemně odsouhlaseno jinak, probíhá audit v lokálním jazyce a zákazník obdrží zprávu z auditu v lokálním jazyce. Zprávy z auditu GMP+ zákazník obdrží lokálním a anglickém jazyce.

B4.7 Zákazník umožní akreditačnímu orgánu nebo vlastníkovi GMP+ INTERNATIONAL standardu účastnit se auditu a/nebo paralelního auditu.

B5 Porušení certifikačního procesu

B5.1 Za podstatné porušení VPC a porušení smlouvy se považuje, kdy zákazník odmítá spolupracovat a znemožňuje tak plnění smlouvy a tento stav se udržuje navzdory výzvám ke spolupráci a určení příslušné lhůty (nesplnění požadavků na odstranění neshod, dodržení plánovaných auditů, speciálních návštěv); zákazník se pokouší zfalšovat výsledky zakázky; vůči zákazníkovi bylo zahájeno úpadkové řízení; zákazník neuhradil včas vymahatelné pohledávky URS a navzdory výzvě nadále zůstával v prodlení.

B5.2 V případě odstoupení od smlouvy před ukončením termínu její platnosti, nebo pokud smlouvu ukončí URS bez dodržení výpovědní lhůty z důvodů uvedených výše v bodě B5, má URS právo požadovat od zákazníka úhradu smluvní pokuty v peněžní částce, která odpovídá svou výší 33 % ceny odměny, kterou má obdržet za nejbližší plnění uvedené ve smlouvě do doby vystaveného certifikátu, a to i tehdy, kdy ještě nedošlo k poskytnutí žádné služby ani její části.

 

ČÁST  C - POUŽÍVÁNÍ CERTIKÁTŮ A CERTIFIKAČNÍ ZNAČKY A LOGA URS

C1 V případě, že zákazník obdrží od URS certifikát a certifikační značku/logo URS získá zároveň právo tyto předměty užívat v souladu s níže uvedenými ustanoveními.

C2 URS zůstává majitelem předmětu užívání a ochranných práv na obchodní známky a autorských práv k předmětu užívání. Přiznáním nebo předáním předmětu užívání URS nepřiznává zákazníkovi výhradní právo na jeho užívání v níže uvedené oblasti/rozsahu.

C3 Předmět užívání nemůže být užíván způsobem, který by mohl poškodit pověst URS nebo který by mohl být mylně vykládán. Zadavatel se zavazuje využívat předmět užívání výhradně v souladu s platnými zákony, především v souladu se zákonem o potírání nekalé konkurence. Předmět užívání může být užíván v takové podobě, v jaké byl přiznán a předán. Úpravy vzoru, barvy nebo textu jsou nepřípustné. Zadavatel není oprávněn používat předmět užívání částečně, tzn., že předmět užívání může být používán výhradně vcelku.

C4 Pokud bude předmět užívání předán zadavateli rovněž elektronicky, zadavatel je oprávněn měnit velikost předmětu užívání. V případě provádění změn velikosti musí být text uvedený na předmětu užívání zcela čitelný a velikostní poměr mezi textem a logem URS nesmí být narušen.

C5 Zákazník je povinen zachovat vztah mezi předmětem užívání a předmětem certifikace a představovat předmět užívání výhradně způsobem, který bude průměrným spotřebitelům umožňovat vnímat ho v kontextu označení, které potvrzuje kontrolu, hodnocení a/nebo certifikaci činnosti, procesů, systémů nebo kvalifikace. Předmět užívání může být využíván výhradně v souvislosti s činnostmi, procesy, systémy nebo kvalifikacemi, kterým byl přiznán, a výhradně za účelem doložení, že tyto činnosti, procesy, systémy nebo kvalifikace odpovídají směrnicím, na jejichž základě byly zkontrolovány, hodnoceny a/nebo certifikovány.

C6 Předmět užívání může být používán výhradně během doby platnosti, která je na něm uvedena, a do té doby, dokud certifikát nebude přerušen nebo odebrán. Pokud doba platnosti certifikát uplyne, než bude provedená re-certifikace, certifikát a známka URS nemohou být do chvíle přiznání nového certifikátu používány.

C7 URS je oprávněna kdykoli omezit, přerušit nebo odebrat certifikát v níže uvedených případech.

C7.1 bude ukončena smlouva o certifikaci uzavřená mezi URS a zákazníkem;

C7.2 požadovaný dozorový audit nebo jiný audit URS se neuskuteční ve stanoveném termínu nebo neproběhne celý;

C7.3 nebudou splněny požadavky, které URS stanovilo při dozorovém auditu;

C7.4 pokud je výsledek auditu záporný a zjištěné nedostatky nebyly odstraněny ve lhůtě, kterou URS stanoví;

C7.5 předmět užívání nebude používán v souladu s těmito podmínkami užívání;

C7.6 zadavatel neplní povinnosti, které mu byly uloženy v souvislosti s certifikací, především povinnost informovat o    změnách, nebo neplní povinnosti vyplývající ze smlouvy uzavřené s URS, včetně povinností týkajících se plateb;

C7.7 nejsou splněny podmínky přiznání certifikátu, především v případě uvedení neúplných nebo nepravdivých údajů při certifikačním procesu;

C7.8 zákazník vypoví smlouvu nebo požádá o přerušení platnosti certifikátu;

C7.9 vzniknou jiné důvody, které budou opravňovat odebrání certifikátu na základě těchto VPC nebo smlouvy;

C8 V případě odebrání certifikátu nebo uplynutí doby jeho platnosti je zákazník povinen ukončit užívání předmětu jakýmkoli způsobem, především upustit od veškerých reklamních činností (firemních dokumentů, webových stránek, sociálních sítí, prospektů, katalogů. dopravních prostředků a jiných), které se odvolávají na předmět užívání nebo službu poskytovanou z tohoto titulu ze strany URS. Zadavatel je navíc povinen vrátit předměty užívání spojené s procesem certifikace, jejichž vydání si vyžádá URS. Zákazník je povinen na vyžádání URS Czech vrátit zpět vystavené certifikáty URS v originále i veškeré duplikáty.

C9 URS neodpovídá za škody vzniklé na straně zadavatele kvůli opodstatněnému odebrání certifikátu.

C10 URS nenese zodpovědnost za nepovolené využití předmětu užívání.

C11 V případě že se na certifikátu, certifikační značce nebo dokumentu nachází logo URS, je zákazník oprávněn použít v souladu s těmito VPC.

C12 Zákazník certifikovaný na standard GMPplus je oprávněn používat GMPplus logo orgánu GMP+ INTERNATIONAL. Zákazník certifikovaný v souladu s GMPplus je povinen dodržovat podmínky stanovené orgánem GMP+ INTERNATIONAL.

C13 Zákazník bude během vstupního auditu a udělení certifikátu podrobně seznámen s pravidly a možnostmi správného používání certifikačního loga.

C14 V případě odebrání certifikátu je URS zároveň oprávněna vypovědět smlouvu. Toto nemá žádný vliv na další nároky z titulu požadování odškodnění nebo jiných nároků.

ČÁST D - POZASTAVENÍ, ODNĚTÍ, ROZŠÍŘENÍ NEBO OMEZENÍ ROZDSAHU CERTIFIKACE

D1 Pozastavení certifikátu: K pozastavení platnosti certifikátu může dojít jak na základě podnětu od zákazníka, tak na základě interních procesů URS.  URS Scheme Office pozastavuje platnost certifikátu v případě že: - dozorový audit nemůže být proveden v řádném termínu stanoveném ve smlouvě z důvodů, které vzešly ze strany zákazníka, a zároveň klient písemně požádá o odklad vykonání dozorového auditu a URS Scheme Office po zvážení důvodů rozhodne kladně. Pozastavení platnosti certifikátu trvá do doby řádného vykonání dozorového auditu, jehož termín je pevně stanoven, nejvýše však 6 měsíců od původně stanoveného termínu, přičemž za původně stanovený termín je považováno datum vystavení certifikátu, - při dozorovém auditu se prokáže, že některé předpoklady pro certifikaci systémů managementu již nejsouzákazníkem uplatňovány, a současně certifikační orgán může oprávněně předpokládat odstranění odchylek ve stanovené lhůtě, nejvýše však 3 měsíce od vykonání dozorového auditu. Pro oba případy platí, že pokud nebude dodržen stanovený termín pozastavení certifikátu z důvodů, které vzešly ze strany zákazníka, URS Scheme Officerozhodne o ukončení platnosti certifikátu a tento bude odebrán. O ukončení platnosti a odnětí certifikátu je zákazník písemně informován.

D2 Rozšíření a omezení certifikátu: K rozšíření či omezení rozsahu certifikátu dochází na základě žádosti zákazníka, či na základě zjištění URS při dozorovém / recertifikačním auditu. Zákazník má za povinnost informovat URS o významné změně ve společnosti, jež by mohla vést k omezení či rozšíření rozsahu certifikace.            

V případě oznámení zákazníkem si URS Scheme Office vyžádá k prostudování dokumentaci společnosti a písemně rozhodne o dalším postupu viz. následující body:

• V případě, že se jedná o drobné změny v procesech či dokumentaci společnosti bez vlivu na obory produkce, bude případné rozšíření/omezení rozsahu certifikace konzultováno se zákazníkem v rámci dozorového/recertifikačního auditu.
• V případě, že se jedná o formální změny právních aspektů společnosti (změna právní formy, vlastníků apod..) je zanesení změn do dokumentace společnosti zkontrolováno v rámci dozorového/recertifikačního auditu a následně je vystaven nový certifikát. Termín platnosti je shodný s původním certifikátem.
• V případě, kdy došlo k zásadním změnám, které se zásadně týkají produkčních procesů či procesů systému managementu, je nutno provést speciální návštěvu, která prověří zanesení těchto změn do procesní dokumentace společnosti. Pokud ke zjištění o možné změně rozsahu certifikace dojde při dozorovém/recertifikačním auditu, vedoucí týmu auditorů neprodleně telefonicky informuje o této situaci URS Scheme Office, který rozhodne o postupu dle výše zmíněných možnosti.

D3 Odnětí certifikátu Ukončení platnosti a odnětí certifikátu nastane automaticky, pokud:

• byl na zákazníka vyhlášen konkurz, - došlo k převzetí firmy jiným subjektem (tzv. likvidace s nástupcem),
• došlo k ukončení platnosti smlouvy o kontrolní činnosti odstoupením či výpovědí ze strany zákazníka,
• uběhla uvedená doba platnosti certifikátu a zákazník nepožádal o prodloužení (recertifikaci).

D4 URS má právo odejmout certifikát, pokud:

• je certifikát zneužíván (použitím k jiným účelům, než pro jaké byl vystaven, např. pro jinou dosud necertifikovanou firmu případně pro jinou organizačně oddělenou část firmy, která nebyla dosud zahrnuta do předmětu certifikace nebo pro jiný předmět činnosti),
• při dozorovém auditu se prokáže, že podstatné předpoklady pro certifikaci systému managementu již nejsou zákazníkem uplatňovány,
• dozor nemůže být proveden z důvodů, které vzešly ze strany zákazníka,
• držitel certifikátu písemně odmítne změny VPC během 6 týdnů po jejich vstoupení v platnost,
• platba za výkony certifikačního orgánu nebyla zaplacena ve stanovené lhůtě (ani po upomínce),
• nastanou jiné důvody k odejmutí plynoucí ze smlouvy se zákazníkem nebo zákazník tuto smlouvu poruší, odstoupí od ní či se zachová v rozporu se sjednaným předmětem smlouvy. Odňatý certifikát lze vrátit zpět do lhůty 6 měsíců – a to na základě mimořádné speciální návštěvy.

 

ČÁST E - VČASNÝ UPOZORŇOVACÍ SYSTÉM (EWS)

E1 V případě pochybení při nedodržení stanovené úrovně kontaminační látky je certifikovaný zákazník GMP+ povinen tuto skutečnost ohlásit svému certifikačnímu orgánu ews@urs.holdings, příslušným orgánům a GMP+ INTERNATIONAL a zaslat EWS report do 12 hodin od potvrzení kontaminace. 

E2 Certifikovaný zákazník podle ISO 45001 v oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví při práci OHSMS, musí informovat svůj certifikační orgán v případě závažného incidentu nebo porušení předpisu v jeho firmě vyžadujícímu zapojení příslušného regulačního orgánu (např. Oblastní inspektorát bezpečnosti práce, Krajská hygienická stanice, Policie ČR a jiné) .

ČÁST F - STÍŽNOSTI

F1 V případě podání stížnosti proti službě nabízené URS, můžete napsat na emailovou adresu complaints@urs.holdings nebo stiznosti@urs.holdings

F2 Veškeré stížnosti budou řádně zaznamenány a prověřeny, veškerá nápravná opatření, která budou považována za nezbytná, budou stěžovateli sdělena do 30ti pracovních dní od přijetí URS.

Poznámka:
Podání, vyšetřování a rozhodnutí o stížnostech a odvoláních nebude mít za následek žádné diskriminační kroky ze strany URS proti zákazníkovi, který podal odvolání nebo osobě, která podala stížnost.

F3 Zákazník je povinen zaregistrovat a vést záznamy o všech stížnostech, které mu byly sděleny, ohledně dodržování požadavků na certifikaci, a je povinen na požádání zpřístupnit tyto záznamy certifikačnímu orgánu. Zákazník by měl rovněž podniknout příslušné kroky, na základě těchto vznesených stížností a případných nedostatků zjištěných na produktech, které spadají pod certifikaci, a vyplnit příslušnou dokumentaci, která se jich týká.

V případě certifikace GMP+ FSA může adresovat stížnosti také GMP International. Kontaktní údaje GMP+ FSA najde na  https://www.gmpplus.org

ČÁST G - ODVOLÁNÍ

G1 Zákazník má právo se do 30 dnů odvolat proti jakémukoli rozhodnutí URS. Odvolání zákazník napíše na email: appeals@urs.holdings.nebo odvolani@urs.holdings.

G2 Do 10 pracovních dnů od obdržení odvolání URS písemně potvrdí přijetí.

G3 URS zdokumentuje rozhodnutí týkající se výsledku úplného a důkladného vyšetřování a předá jej zákazníkovi do 30 pracovních dnů od obdržení odvolání.

G4  Pokud stanovená opatření URS nebudou stále považována za uspokojivá, může zákazník adresovat svojí stížnost akreditačnímu orgánu.

Poznámka:
Podání, vyšetřování a rozhodnutí o stížnostech a odvoláních nebude mít za následek žádné diskriminační kroky ze strany URS proti zákazníkovi, který podal odvolání nebo osobě, která podala stížnost.

 

ČÁST H - USTANOVENÍ O MLČENLIVOSTI

H1 S veškerými poskytnutými informacemi bude zacházeno jako s přísně důvěrnými a tyto informace nebudou bez souhlasu Zákazníka prozrazeny jiné straně, vyjma certifikačního orgánu, příslušného akreditačního orgánu nebo vlastníka GMP+ INTERNATIONAL standardu.

H2 Povinnost mlčenlivosti se netýká informací, které jsou již vlastněny odhalující stranou, jsou veřejně dostupné, byly získány nezávisle na stranách zapojených do smluvního vztahu týkajícího se předmětu smlouvy, nebo byly získány od třetí strany bez omezení.

H3 Informace, které nejsou považovány za důvěrné, jsou bez ohledu na výše uvedená ustanovení informace, které:

• Se staly veřejně známými bez vědomého zapříčinění nebo pochybení přijímací strany,
• Byly legitimně ve vlastnictví přijímací strany ještě před uzavřením smlouvy, pokud nebyly tyto informace předmětem jiné dříve uzavřené  smlouvy o ochraně informací,
• Jsou výsledkem činnosti, během níž je přijímací strana nezávisle získala a může tento fakt prokázat svými záznamy, nebo se jedná o důvěrné informace třetí strany,
• Jsou poskytnuty přijímací straně po podpisu této smlouvy třetí stranou, která tyto informace současně nezískala přímo nebo nepřímo od strany, která je vlastní,

H4 URS zveřejní na svých webových stránkách veřejně dostupné informace o certifikovaných zákaznících.

H5 Pokud zákon požaduje po certifikačním orgánu nebo je certifikační orgán oprávněn na základě smluvních ujednání (jako v případě akreditačního orgánu) odhalit důvěrné informace, poskytne zákazník nebo dotčená osoba tyto informace URS, pokud je to zákonem povoleno.  

ČÁST I - PROHLÁŠENÍ O NESTRANNOSTI

I1  URS Scheme Office tímto prohlašuje, že chápe důležitost zachovávání nestrannosti při provádění činností souvisejících s certifikací systémů managementu a případný konflikt zájmů či hrozbu konfliktu zájmů aktivně řídí.

I2 URS Scheme Office má schváleny interní postupy, kterými je zajištěna objektivita všech činností při certifikaci systémů managementu. Ve vztahu k dodržení nestrannosti a nezávislosti jsou přijata potřebná opatření. Ta jsou zakomponována do: strategie a politiky společnosti, analýzy rizik, rozhodování o certifikaci, provádění auditů, hodnocení a výběru pracovníků. Nezávislost, nestrannost a důvěryhodnost pracovníků URS., jakož i řízení konfliktů zájmů a objektivitu činností a rozhodnutí certifikačního orgánu pravidelně přezkoumává.

I3 Rozhodnutí URS Scheme Office v procesu certifikace se vždy zakládají na objektivních důkazech shody. Zainteresované strany mají možnost podat podnět či vznést dotaz v záležitosti nestrannosti na adresu info@urs.holdings.

ČÁST J - OBECNÁ USTANOVENÍ

J1 URS poskytuje své služby na mezinárodním trhu a je zastoupeno v různých oblastech svými oprávněnými regionálními zástupci.

J2 Regionální zástupce může být fyzická nebo právnická osoba, která zprostředkovává komunikaci mezi URS Scheme Office a Zákazníkem, pomáhá s průběhem certifikačního auditu a vybírá na vlastní účet poplatky jménem URS související s certifikačním auditem a GMPplus registrací.

J3 Společnost United Registrar of Systems GmbH (Scheme Office) je odpovědná za certifikaci zákazníka pod akreditací DAkkS a rozhodnutí certifikačního auditu podle akreditačních podmínek. Společnost United Registrar of Systems GmbH (Scheme Office) nepostoupí tuto odpovědnost třetí straně.

J4 Společnost United Registrar of Systems Ltd (Scheme Office) je odpovědná za certifikaci zákazníka pod akreditací UKAS a rozhodnutí certifikačního auditu podle akreditačních podmínek. Společnost United Registrar of Systems Ltd (Scheme Office) nepostoupí tuto odpovědnost třetí straně.

J5 Společnost United Registrar of Systems Czech s.r.o. (Scheme Office) je odpovědná za certifikaci zákazníka pod akreditací CAI a rozhodnutí certifikačního auditu podle akreditačních podmínek. Společnost United Registrar of Systems Czech s.r.o. (Scheme Office) nepostoupí tuto odpovědnost třetí straně.

J6 Ustanovení těchto pravidel a podmínek se vztahují v rámci URS na všechny zaměstnance a pracovníky, kteří se účastní certifikačního procesu, včetně regionálních zástupců URS RR.

J7 Případné soudní spory budou řešeny v souladu se zákony Evropské unie.